約束を断るときに大切なポイント
約束を断るときは、まず「相手への思いやり」を忘れないことがとても大切です。
はっきりと断ること自体は悪いことではありませんが、使う言葉や表現次第で、相手の受け取り方やその後の関係性が大きく変わります。
たとえ短い文章であっても、「理由」「お礼」「フォロー」の3つを意識することで、印象をやわらげることができます。
たとえば、「その日は予定があって難しいんです。でも、また別の日にぜひお誘いくださいね」という伝え方に加えて、「お誘いをいただけて嬉しいです」や「声をかけてもらえてありがたいです」など、気持ちを添える言葉を加えるとより丁寧です。
また、言葉のトーンや伝えるタイミングにも気を配るとさらに効果的です。できれば早めに連絡を入れて、相手が予定を調整できる余裕を持たせるのがベストです。
電話や対面で伝える場合は、表情や声のトーンで誠意を示すこともできます。
こうした小さな工夫が、断った後の印象を大きく変えるポイントになります。
【シーン別】約束を断る例文集
ビジネスでの約束を断る例文
上司や取引先からのお誘いは、丁寧な言葉を使うことが大切です。
- 上司への例文：「その日は別件で外出しておりまして、残念ながら参加できません。次回はぜひご一緒させていただければ嬉しいです。実はその会にとても興味があったので、日程が合えばぜひお話を伺いたいです。」
- 取引先への例文：「ご招待いただきありがとうございます。大変光栄ですが、当日は先約があり難しい状況です。次の機会にぜひお伺いしたいです。もし資料などがございましたら事前に共有いただけますと幸いです。」
友人からの誘いを断る例文
友人への断りは、やわらかい言葉を選ぶと関係がスムーズに保てます。
- 「その日はちょっと体調がすぐれなくて…。また別の日に会いたいな。今度は私からも誘わせてもらうね。」
- 「出費が続いているので、今回は遠慮させてもらうね。また誘ってくれると嬉しい！次はお茶だけでも一緒にできたらいいな。」
家族との約束を断る例文
家族だからこそ言いにくいときもありますが、感謝の言葉を添えると角が立ちません。
- 「誘ってくれてありがとう。でも、その日は仕事があってどうしても難しいの。次の機会には参加したいな。みんなに会えるのを楽しみにしてるよ。」
デートの約束を断る例文
デートを断るときは、相手を傷つけない言い回しが大切です。
- 「その日は予定があって行けないけど、別の日なら大丈夫だよ。〇日の夕方なら空いてるけど、どうかな？」
- 「気持ちは嬉しいんだけど、今回はごめんなさい。また誘ってくれると嬉しいな。次は一緒に映画でも行けたらいいなと思ってます。」
【ツール別】約束を断る伝え方と例文
LINEで約束を断る場合
LINEでは、短くまとめつつもスタンプや絵文字で柔らかさを演出すると良いです。
少し親しみやすさを出すことで、断る印象を和らげられます。
- 「ごめんね、その日は先約があって…🙏 また別の日に会いたいな！」
- 「せっかく誘ってくれたのにごめんね💦 次は私から声かけるね！」
メールで約束を断る場合
ビジネスメールの場合は、丁寧な表現を意識します。
もう一歩踏み込んで、感謝の言葉や次回への意欲を添えるとより印象が良くなります。
- 件名：ご招待の件につきまして
- 本文：「この度はお声がけいただきありがとうございます。当日は先約があり参加が難しい状況です。次回ぜひよろしくお願いいたします。もし資料等がございましたら、事前に拝見できれば幸いです。」
電話で約束を断る場合
声のトーンも大切です。まずは感謝を伝えてから理由を述べると好印象です。
加えて、次回のお誘いに前向きな姿勢を見せるとより丁寧です。
- 「お誘いありがとうございます。ただ、その日は予定が入っておりまして…。また次の機会にぜひお願いします。もし次回の日程が決まったら、教えていただけると嬉しいです。」
約束を断るときのNG例
- 曖昧な返事で相手を期待させる
- 「また今度ね」を繰り返すだけでフォローしない
- 既読スルーや未読無視で返事をしない
- 理由をまったく伝えずに「無理です」とだけ返す
- 他の予定を優先したことを隠すなど、不自然な言い訳をする
こういった対応は、相手に不信感を与えやすく、信頼関係を損ねる原因になります。
特にビジネスシーンや親しい関係では、誠実に理由を伝えることが重要です。
もしすぐに答えられない場合でも、「予定を確認してからまた連絡しますね」と一言添えるだけで印象は大きく変わります。
断った後のフォローで関係を良好に保つ方法
断るだけで終わらせるのではなく、「次回へのつながり」を意識することで、関係はぐっと良好になります。
具体的には、ただ謝るだけでなく、代わりの提案や気持ちを伝えるとさらに印象が良くなります。
- 「今回はごめんなさい。またぜひ誘ってね！」
- 「次は私からお声かけしますね。」
- 「次の〇日なら空いているので、そのときぜひ会えたら嬉しいです！」
また、断った後に軽いメッセージやお礼を添えると、相手は「断られた」というよりも「大切にされている」と感じやすくなります。
このように、断った後の一言やフォローで、相手の印象は大きく変わるのです。
約束を断る罪悪感を軽くするための考え方
断ることは悪いことではありません。むしろ、自分の時間や体調を大切にすることはとても大事です。
「断るのは悪」と考えず、「相手に失礼のない形で伝えること」が最優先だと意識すると、気持ちが少しラクになります。
また、「断ることは自分を守る選択肢の一つ」と受け止めることで、無理をしないで過ごせるようになります。
まとめ
- 約束を断るときは「理由」「感謝」「フォロー」を意識すると角が立たないだけでなく、相手への気遣いや自分の気持ちも添えると、より印象が良くなります。具体的には、断る理由を簡潔に伝えたうえで「お誘いが嬉しかった」という気持ちや「次の機会を楽しみにしている」という前向きな言葉を加えると効果的です。
- シーンやツールに合わせて言葉を選ぶと、よりスムーズに伝わり、相手も安心しやすい
- 次につなげる一言や代替案を添えることで、関係を良好に保ちやすくなり、今後のお誘いにもつながります
